La stratégie informatique dans les petites entreprises - utile ou superflue ?
Téléphone mobile, ordinateur portable, connexion internet, programmes installés et services en nuage. Il s'agit de l'équipement minimal en canaux de communication et en technologies de l'information (=IT) de nombreuses micro-entreprises. Dans les entreprises artisanales, il y a aussi généralement une ligne fixe, un fax et des appareils mobiles pour le service extérieur - et généralement des problèmes similaires. Une stratégie informatique ne dépend pas de la taille de l'entreprise ni du secteur d'activité, mais elle est fondamentalement une bonne idée indépendamment de cela !
Informatique et stratégie informatique - fondamentaux
Avez-vous réfléchi à vos canaux informatiques et de communication ? Comment fonctionnent les accords internes, qui a accès à quelles données et comment les clients peuvent-ils vous atteindre ou se rendre au bon endroit ?
Il s'agit d'aspects partiels de la stratégie informatique qui répondent aux exigences actuelles de transparence, de sécurité des données et d'optimisation des processus d'entreprise. Si vous mettez de côté le contenu de la stratégie informatique, vous pouvez traiter la technologie et les outils de communication comme un service clientèle ou une production. Il n'est pas difficile de concevoir une stratégie informatique pour votre entreprise, comme le montre d'ailleurs Volker Johanning dans son livre "IT Strategy" : "Une informatique peut être gérée selon des principes commerciaux, comme n'importe quelle autre unité organisationnelle".
Dans de nombreuses entreprises artisanales, il existe une certaine aversion pour la technologie, surtout lorsqu'elle ne fait pas ce qu'elle est censée faire. Néanmoins, les propriétaires essaient de tout faire eux-mêmes, même s'il faut penser à des stratégies de sourcing : Envisagez d'externaliser certaines tâches informatiques ! Un technicien coûte de l'argent, mais vous fait gagner du temps, qui devrait être plus précieux dans votre entreprise. Prendre cette décision d'externaliser des éléments informatiques mal aimés fait également partie de la stratégie informatique.
Que signifie la stratégie informatique ?
Définition du terme
La stratégie informatique fait partie de l'informatique d'entreprise et assure l'alignement des ressources dans le point informatique. il utilise ce terme pour désigner une forme particulière de stratégie technologique dans l'entreprise. Les grandes entreprises désignent un CIO (Chief Information Officer) pour ce vaste domaine de responsabilité.
Dans les PME, c'est généralement la direction, la personne responsable de l'informatique ou le responsable informatique qui est chargé de créer et de contrôler une stratégie informatique. "L'alignement stratégique" indique que l'on fixe l'alignement de l'informatique sur un horizon plus long, de 3 à 5 ans. La stratégie, dans le contexte de l'informatique, consiste à déterminer les médias et les canaux qui seront utilisés dans le délai susmentionné. Ce domaine évolue particulièrement vite - de nouveaux médias et canaux de transfert d'informations et de communication peuvent apparaître ! La flexibilité de la stratégie informatique du 21e siècle est indispensable ; pour cette raison, utilisez la gestion de l'architecture d'entreprise pour une planification complète !
Caractéristiques
La planification stratégique de l'informatique de votre entreprise comporte plusieurs facettes. Dans chaque cas, il est nécessaire de clarifier comment la gestion et l'infrastructure informatiques ainsi que la sécurité doivent être structurées dans votre entreprise. La sécurité informatique est divisée en plusieurs sous-rubriques :
Tous les aspects des opérations qui ont trait à la communication et à l'organisation des données doivent être pris en compte dans la mise en œuvre de la stratégie informatique. L'objectif est de simplifier les processus, de réduire les temps de recherche et d'utiliser les technologies de manière judicieuse pour les processus commerciaux. Les plateformes de médias sociaux telles que Xing, LinkedIn et Twitter devraient au moins être abordées, même si la décision est défavorable.
Pourquoi avez-vous besoin d'une stratégie informatique ?
Ce à quoi ressemble la stratégie informatique est secondaire - y avoir réfléchi est l'essentiel ! Dans le meilleur des cas, vous créez des avantages concurrentiels stratégiques en optimisant votre informatique. Dans ce qui suit, ceci va vous présenter quelques exemples qui peuvent vous donner un avantage concurrentiel.
Innovation
Dans les métiers spécialisés, les changements simples conduisent souvent à des innovations. L'artisan, par exemple un plombier, peut enregistrer la situation sur place et vérifier le stock de l'entreprise sur son smartphone. Il peut mettre en attente des pièces détachées pour son travail ou les commander directement en appuyant sur un bouton. La séquence est courte, le plombier peut directement fixer un prochain rendez-vous pour l'installation et aucun déplacement inutile n'est nécessaire. Le gaspillage de temps, de ressources et d'espace est réduit au minimum et le client obtient une solution rapide et efficace à son problème. Les temps d'attente, d'escale ou de travail sont réduits de manière décisive.
Réduction des coûts
Les coûts des stocks présentent un fort potentiel d'économies, comme cela est souligner dans Quick Response Manufacturing. D'après une analyse ABC, ce sont surtout les petites pièces qui sont présentes en trop grande quantité. Plus de stocks signifie des coûts plus élevés et un capital immobilisé dans les matériaux. Par exemple, une boulangerie utilise un système électronique de point de vente pour collecter des données quotidiennes sur les petits pains vendus, quand et en quelles quantités. Après quelques semaines, la boulangerie peut utiliser ces données pour ajuster ses achats de matières premières. L'entrepôt est réduit et moins d'ingrédients sont gaspillés.
Contrôle de la qualité
Mesurer aide à contrôler : si les employés chargés de l'assurance qualité utilisent des appareils pour documenter les erreurs, ils peuvent les éliminer à long terme. Avec suffisamment de données, vous pouvez déterminer où les problèmes surviennent le plus fréquemment dans la production ou quelles matières premières sont souvent défectueuses. Les carreleurs élaborent une base pour leur métier avec une documentation sur les erreurs : quel fabricant a les meilleurs carreaux dans quelle situation et comment certains matériaux se comportent-ils sur quelles fondations ? Ces informations sont utiles pour le calcul, le traitement et le service à la clientèle, car elles sont vérifiables.
Procédures générales de l'entreprise
Une infrastructure informatique consciemment construite peut optimiser d'autres processus de travail. Grâce à un logiciel moderne de gestion des processus, vous représentez les processus de votre entreprise sous forme électronique. L'interaction des programmes utilisés, des emplacements de stockage et des canaux de communication définis et une hiérarchie écrite garantissent l'ordre. Lorsque les employés changent, vous pouvez appeler un document avec toutes les tâches et domaines d'activité ainsi que leur position dans l'entreprise en quelques étapes seulement. Cela permet de gagner du temps de formation et de faire bonne impression sur les nouveaux employés.
De quelle stratégie informatique les PME ont-elles besoin ?
De combien de forets les artisans ont-ils besoin ? De combien de PC et de smartphones les couvreurs - ou les bouchers - ont-ils besoin ? La stratégie informatique a pour but de définir les besoins technologiques, aujourd'hui et dans les 3 à 5 prochaines années. La première étape est l'inventaire des processus individuels :
Ce sont là quelques-unes des façons dont l'informatique peut être abordée dans une petite entreprise. Le besoin varie d'une entreprise à l'autre.
Stratégie informatique par l'exemple
Une société dispose de 2 ordinateurs, 2 téléphones fixes (situés dans le bureau), 2 ordinateurs portables, 2 imprimantes et 5 téléphones mobiles. Tous les appareils ont accès à l'internet et les données sont stockées localement sur les appareils. Tous les appareils appartiennent à l'entreprise et, par contrat, les employés ne sont pas autorisés à les utiliser à titre privé. En outre, le patron de la société a mis en place son propre serveur pour l'entreprise. L'entreprise ne dispose pas d'un "nuage". Les 5 téléphones mobiles et les 2 ordinateurs portables sont à la disposition des employés des ventes. Les 2 ordinateurs, les 2 imprimantes et les 2 téléphones fixes se trouvent dans le bureau de l'entreprise. Ils sont utilisés par le personnel administratif et comptable.
Infrastructure informatique
L'infrastructure informatique doit être comprise comme l'ensemble des éléments qui permettent la communication interne et externe et le transfert d'informations d'une entreprise. Des dispositifs installés de façon permanente aux solutions mobiles en passant par un mélange, tout est possible. L'infrastructure détermine également la manière dont se déroule une communication ou un transfert d'informations spécifiques. Quels canaux sont utilisés pour communiquer quelles informations ? L'utilisation d'un logiciel spécial garantit la transférabilité, par exemple en cas de maladie.
Cela signifie que l'infrastructure organise la manière dont l'informatique est traitée.
Étude de cas : la société dispose d'une infrastructure typique d'une petite entreprise : les appareils portables et les appareils installés de manière permanente sont mélangés. Par conséquent, les employés de l'administration et de la comptabilité font leur travail dans le bureau et ne peuvent être joints que là. Les vendeurs peuvent passer des appels téléphoniques, recevoir et écrire des courriels à tout moment à partir de leur téléphone portable et travailler jour et nuit à partir de leur ordinateur portable. Pour le patron, cet arrangement est une bonne chose, car son personnel de vente peut travailler de cette manière, indépendamment du lieu. Des devis pour les clients peuvent être créés à court terme.
Mais : la société n'a pas de sauvegarde de données et le patron peut difficilement contrôler les données que les employés stockent sur leurs appareils. Il n'est pas possible de savoir si les employés utilisent les appareils à des fins personnelles. En outre, les employés commerciaux communiquent entre eux via les programmes WhatsApp et Threema. Le contact avec le client se fait par courriel, appel téléphonique ou SMS. Comme le patron n'a pas pensé à la variété des canaux de communication auparavant, chaque employé communique actuellement comme il le souhaite. Il n'y a pas de contrôle propre sur la protection des données sensibles !
En ce qui concerne l'infrastructure, il est important de noter qu'elle dépend fortement des objectifs que vous avez en termes de sécurité fonctionnelle, de sécurité de l'information, de sécurité des données et de protection des données.
IT-Management
La gestion des différents problèmes de structuration, de contrôle et de fourniture des technologies de l'information est appelée gestion informatique. Traitez votre gestion informatique comme n'importe quel autre domaine de l'entreprise et assurez des structures judicieuses.
Vos employés doivent apprendre, dès leur entrée en fonction, comment les différents canaux de communication et d'information de votre entreprise doivent fonctionner. Si l'informatique change à une date ultérieure, informez d'abord les employés concernés. La communication progressive du haut vers le bas garantit un changement en douceur. À l'heure où la numérisation progresse, il est essentiel d'être ouvert et de s'adapter rapidement aux conditions qui prévalent. Si vous êtes occupé par les processus normaux de votre entreprise, vous devriez utiliser la possibilité d'externalisation !
A l'étude de cas : Chez la société, il n'y a toujours pas de sauvegarde centrale des données. Pour cette raison, l'entreprise doit mettre en place un cloud avec son propre serveur. M. Müller va faire appel à un consultant externe en informatique, car il devrait consacrer son temps à l'entreprise de manière plus judicieuse. Les experts connaissent mieux les problèmes typiques et peuvent exécuter une commande plus efficacement.
Les tâches de gestion informatique sont multiples et doivent inclure les aspects de sécurité en plus des considérations sur les stratégies d'approvisionnement.
Sécurité informatique
La sécurité est un aspect important pour les entreprises, même si de nombreuses petites entreprises ne prennent pas ce sujet au sérieux. Les résultats du baromètre d'une étude sont effrayants : 37 des participants soupçonnent que le plus grand risque pour les entreprises dans les cinq prochaines années viendra de la cybercriminalité. La violation des secrets d'entreprise et des secrets commerciaux a coûté 609 000 euros par cas. En particulier dans les petites et moyennes entreprises, il est de la plus haute importance de protéger les données, les ressources et les étapes du processus - à l'extérieur comme à l'intérieur ! Après tout, la prévention est bien plus importante que la réaction à une fraude qui s'est produite.
La sécurité informatique peut être divisée en 4 sous-domaines qui traitent de problèmes différents :
Depuis la naissance de l'internet, la sécurité de l'information pose des problèmes. Les humains ont d'abord travaillé sur les attaques, aujourd'hui les bots sont plus rapides et plus efficaces. Les protections deviennent de plus en plus sophistiquées pour se défendre contre les attaques lancées par ces programmes automatisés.
Les problèmes liés aux appareils mobiles, aux services en nuage et à la négligence des utilisateurs d'Internet se retrouvent principalement dans la structure informatique actuelle, appelée "Internet 3.0" :
L'internet de troisième génération est appelé "l'internet des objets". Les appareils communiquent de manière autonome, la reconnaissance vocale est présente presque partout et les applications utilisent les données d'autres appareils. Il s'agit d'une grande commodité, mais l'application comporte des risques de sécurité considérables. Des mises à jour constantes comblent les failles de sécurité et vous devez garder un œil sur les données sensibles qui transitent par les différents serveurs. L'industrie 4.0 fonctionne avec des productions entièrement automatisées et des réseaux numériques. Un manque de sécurité informatique peut entraîner de gros problèmes et des pertes.
Étude de cas : Une société ne travaille pas en réseau. Lorsque l'ordinateur portable d'un vendeur est volé, les données sensibles du client et de l'entreprise sont également en danger. Le disque dur ne peut pas être effacé à distance et l'entreprise a beaucoup de chance que la police ait pu retrouver les voleurs à temps.
En guise de conclusion provisoire, il convient de noter que la mobilité et la mise en réseau croissantes imposent des exigences élevées en matière de sécurité des systèmes informatiques. La sécurité informatique comprend la gestion des risques de sécurité et la protection des données.
Qu'apporte la stratégie informatique aux PME ?
Vous concevez vos projets en fonction de certaines spécifications et fournissez des services à vos clients. Une stratégie informatique définie vous aide à offrir différents services et à identifier les problèmes à l'avance. Avec des processus normalisés, vous réduisez les temps morts et les temps de recherche et disposez de données pour mesurer votre succès. Vous réduisez vos coûts et travaillez avec un objectif - l'analyse de l'état réel et de l'état cible devient plus facile.
Grâce à un bon logiciel de gestion des processus, vous pouvez enregistrer les temps de production et de passage des produits. Si vos clients vous demandent des délais de livraison, vous pouvez vous appuyer sur des valeurs empiriques fixes. Les systèmes de caisses enregistreuses électroniques recueillent des données utiles pour certains sujets : les produits vendus et les périodes de forte vente, les quantités et les ventes lentes. Adaptez votre gestion des stocks en conséquence et faites de la publicité ciblée pour certains produits !
Organisation
De combien de temps avez-vous besoin en moyenne, vous et vos employés, pour effectuer une tâche ? Y a-t-il des valeurs aberrantes, ou le processus est-il mature ? Le suivi du temps qui mesure la durée du projet vous aidera à résoudre les problèmes et à optimiser. Si vous avez réfléchi à la manière de communiquer avec vos clients, les questions de responsabilité et de canal sont éliminées. Le temps de traitement diminue, la satisfaction du client augmente.
Approvisionnement
Le réapprovisionnement manuel ou les processus de commande de pièces détachées en plusieurs étapes ralentissent les opérations et lient les employés aux téléphones et aux listes de commandes. La liaison du logiciel de l'entreprise avec les interfaces des fournisseurs permet une livraison ultérieure par simple pression d'un bouton ou de manière totalement automatique. Avec les bonnes données, vous pouvez maintenir vos niveaux d'inventaire raisonnables, libérer des liquidités et réduire la charge de travail de vos employés.
Chaque entreprise a-t-elle besoin d'un stratège informatique ?
Certaines entreprises fonctionnent avec un vieil ordinateur sur lequel sont installés des logiciels, un téléphone fixe et un téléphone portable. Si les processus sont définis et que les données des clients se retrouvent au bon endroit, c'est suffisant ! Une entreprise de commerce électronique, en revanche, a besoin d'un équipement complètement différent. La stratégie informatique consiste à examiner vos besoins informatiques et leur développement stratégique. L'organisation du matériel, des programmes, de la protection des données doit être clairement communiquée. Si les connaissances dans ce domaine sont insuffisantes, vous devez demander un avis externe et vérifier les offres. La seule stratégie consiste à ne pas y penser.