Notion de déchets dans une entreprise.
le secteur du commerce de détail :
Si nous nous rendons dans un magasin spécialisé pour obtenir des conseils sur un produit, nous payons volontiers pour le service rendu. Non pas en tant que "frais supplémentaires", mais indirectement par le biais du prix du produit. Pour cette raison, le produit est en partie plus cher dans le commerce spécialisé stationnaire que dans une boutique en ligne. La valeur ajoutée apportée par le bon assortiment et les bons conseils justifient la différence.
Tous ces coûts sont inclus dans le prix du produit. La comptabilité de la marge sur coûts variables rend ce phénomène partiellement visible, mais il devient encore plus clair dans les taux de frais généraux de la comptabilité d'absorption. La comptabilité par activités aide à trouver ces coûts et à effectuer un calcul approprié.
Si vous calculez ce coût sur le produit, il sera beaucoup moins cher. Si toutes les fonctions et caractéristiques demeurent, notre enthousiasme en tant que client augmente selon le modèle de Kano, cela signifie :
Tout ce qui ne crée pas de valeur pour nous en tant que clients est du gaspillage et, dans une perspective de gestion allégée, du muda.
Il existe 8 types de déchets.
Client et client interne:
Ce que nous entendons par client est clair dans la plupart des cas : c'est la personne qui achète notre produit. Celui qui se tient dans notre boucherie et veut 250 gr de charcuterie. Ou qui achète notre service, ou qui nous commande un projet.
Si vous pensez à un hôpital, les choses deviennent beaucoup plus délicates. le client dans ce cas est le patient ou la compagnie d'assurance maladie, qui paie initialement le traitement.
La situation devient vraiment difficile lorsque vous élargissez le concept de client pour inclure le client interne. Le client interne est celui qui prend un service de notre processus afin de le traiter ultérieurement.
Exemple :
Un service extérieur rend visite à un client (externe) et résume les résultats de la conversation dans un rapport de visite. Ce rapport est envoyé au service de vente interne, qui rédige un devis sur la base de ce rapport. Dans ce cas, service commercial est le client interne de la force de vente externe. Si le représentant commercial fournit une qualité médiocre (rapport illisible, informations incomplètes ou autres), le service commercial interne ne peut pas rédiger un devis raisonnable.
Nous oublions souvent le client interne de l'entreprise : il peut être reconnu grâce à une gestion systématique des processus, par exemple par le biais d'un Sipoc. Il s'agit d'un outil de gestion allégée qui cartographie un processus : avec les catégories Fournisseur - Entrée - Processus - Sortie - Client.
Déchets évitables / déchets inévitables.
Les déchets évitables sont des activités ou des résultats que nous éliminons complètement sans que cela ait un impact négatif sur la valeur pour le client.
Exemples de déchets évitables :
Chaque personne, chaque entreprise connaît ce type de déchets. Avec plus d'organisation et de planification, par exemple avec l'aide de QRM, elle est superflue et évitable. En revanche, il existe un gaspillage, par exemple de temps, qui peut être minimisé mais pas éliminé.
Les déchets inévitables ne créent aucune valeur du point de vue du client. Il réduit votre profit pour de bonnes raisons.
Exemples de déchets inévitables :
Vous réduisez constamment les déchets inévitables au minimum possible grâce à l'optimisation. Les Lean Games vous aident à lutter contre le gaspillage de manière ludique ! Avec Gemba Walks, vous apprenez à connaître les problèmes sur place et ne décidez pas des employés concernés. Le principe du Shopfloor Management consiste à travailler avec l'équipe sur des états et des objectifs visualisés. Grâce au Coaching Kata, vos chefs d'équipe apprennent la meilleure méthode. Parfois, la solution à un problème manque parce que la cause profonde n'est pas claire. Avec le diagramme d'Ishikawa et la méthode des 5 pourquoi, vous créez des perspectives multiples et trouvez de nouvelles possibilités !
Quels sont les types de déchets ?
Dans la doctrine "classique" du Lean management, il existe sept types de déchets. Toyota, au Japon, a été le premier à décrire systématiquement ces types de déchets. C'est pourquoi nous utilisons le terme japonais muda pour désigner les déchets. Cela s'accompagne d'une augmentation de la valeur des employés et de la reconnaissance de leur importance pour le succès d'une entreprise.
Surproduction.
Si l'on produit plus que ce que le client demande, on parle de surproduction. La surproduction conduit essentiellement à la constitution de stocks supplémentaires ou à la mise au rebut.
Un exemple tiré du métier de boulanger : un maître boulanger charge le four avec des miches de pain et cuit la quantité de pain. Il utilise le four de manière optimale car la production calcule un lot optimal. Le pain n'est pas vendu dans sa totalité, le soir à la boulangerie,il est vendu au rabais, c'est-à-dire à perte le lendemain, ou transformé en aliments pour animaux.
Un autre exemple tiré du commerce du livre : les éditeurs produisent des livres en grande quantité. Les libraires commandent les livres. les livres invendus dans un certain délai sont retournés aux éditeurs. Les libraires reçoivent une note de crédit pour ce soi-disant retour. Les livres que les éditeurs ne vendent pas après un certain temps vont à la presse papier.Les actions apparaissent sous de nombreuses facettes. En tant que matières premières au début de la chaîne de valeur, en tant que produits intermédiaires dans la transformation, ou en tant que produits finis à la fin de la chaîne de valeur.
Des stocks élevés sont généralement le signe que certaines étapes de la chaîne de valeur ne fonctionnent pas de manière optimale. Dans certains cas, le problème réside dans l'étape qui permet de constituer un stock élevé. La valeur des stocks élevés ne se transfère pas aux produits, sauf dans le prix du stockage, de l'électricité et des déplacements.
Exemples de commerces et de PME :
Le magasin de pièces détachées d'une entreprise automobile stocke beaucoup de pièces détachées.
Un magasin d'outillage stocke 150 tournevis sans fil du même type parce que l'industrie "vient de faire une bonne offre".
Problématique des stocks élevés.
Des stocks élevés entraînent des problèmes : Ils immobilisent beaucoup de capitaux dans l'entrepôt, malgré le risque de détérioration des marchandises. Avec de grandes quantités, vous remarquez les défauts de qualité beaucoup plus tard.
Un autre problème explique que les stocks élevés nécessitent des déplacements et des réaménagements, s'endommagent facilement et retardent les processus de travail. En outre, ils sont une source de frustration pour les employés : les montagnes ne diminuent pas, l'espoir d'amélioration s'amenuise.Le temps d'attente signifie que les employés ne sont pas productifs et n'apportent aucune valeur ajoutée. Le temps mort signifie que les matières premières traînent dans l'entrepôt, les pièces semi-finies s'empilent car les lots sont trop importants, l'entrepôt d'expédition déborde.Qu'est-ce que cela signifie ? Les piles de papier ont un temps d'inactivité, les e-mails non lus ont un temps d'inactivité. Les livres attendent les clients sur les étagères, les employés attendent que les ordinateurs démarrent. Nous faisons la queue au guichet de la poste, nous attendons les colis, nous attendons dans les embouteillages. C'est du gâchis.
Une entreprise a une surface de vente bien conçue. Les marchandises sont présentées au client non emballées. Les caisses de transport des marchandises sont stockées au centre car elles prennent trop de place dans la salle de vente. Chaque fois qu'un client achète un produit, le vendeur traverse toute la zone de l'usine jusqu'à la zone de stockage des caisses. Il cherche la bonne affaire et revient avec.
Une entreprise de menuiserie prépare son camion le matin et se rend sur le chantier. Là, les employés découvrent qu'il n'y a pas assez de vis, se rendent à la quincaillerie pour en acheter, la salle de vente et la préparation du travail consomment une quantité extrêmement importante de temps et d'énergie, qui est compensée par plus de mouvement.
Cela va plus loin : le poste de travail manque de mobilier ergonomique et l'accès à certaines choses n'est pas pratique. Vous voyez ici le garant d'accidents du travail inutiles. Tout le monde préfère se tordre, s'étirer et se contorsionner plutôt que de sacrifier une seconde pour suivre la voie raisonnable. Si le dossier de comptabilité se trouve sur l'étagère du haut, il faut aller chercher l'échelle encombrante et ne pas faire de la funambule sur le fauteuil pivotant ! Les employés préfèrent prendre le risque de tomber, ou de voir des dossiers tomber sur eux, y compris des nerfs coincés. Il est préférable de s'organiser pour que toutes les choses aient leur place et que chacun puisse vaquer à ses occupations de manière saine. Les matières premières sont transportées vers les différentes stations de traitement. Le coursier porte des dossiers circulaires au personnel de bureau. Les produits finis finissent dans des conteneurs vers plusieurs destinations. Le transport n'apporte pas vraiment de valeur ajoutée et, dans la plupart des cas, il est peu respectueux de l'environnement. Le transport coûte beaucoup d'argent et beaucoup de temps. Un objectif louable est de minimiser le transport.
Circuit des factures. un processus de sur-traitement.
Dans une entreprise, le processus était à l'origine le suivant : une lettre était envoyée sous pli cacheté au chef principal. Le chef principal ouvre la lettre et examine la facture reçue à l'intérieur. Le chef principal remet la facture d'achat au chef supérieur. Le patron principal tamponne la facture entrante avec la date de réception. Le patron principal apporte la facture entrante dans la boîte de réception du responsable de l'administration.
Le responsable de l'administration passe en revue les piles de factures entrantes dans sa boîte de réception et les classe par "facile" / "difficile". Le chef de l'administration porte les factures entrantes simples à l'employé. L'employé traite les factures entrantes simples et les classe dans "ouvert". Le responsable de l'administration traite les factures entrantes difficiles et les classe sous la rubrique "ouvert". Le dossier contenant les factures entrantes "ouvertes", c'est-à-dire non payées, est renvoyé au chef principal. Le cadre supérieur vérifie la date d'échéance des factures ouvertes et donne l'ordre de les payer. Le patron principal agrafe les factures instruites de "ouvert" au dossier "payé". C'est ce qui se passe dans les bureaux allemands. Voilà pour la perte de temps (de travail) au bureau!Sur traitement / Mauvaises procédures / Mauvais processus. Vous venez de lire un exemple frappant de transport inutile. Le processus "facture entrante" est également un excellent exemple de processus erroné ou de sur traitement. Quelle est la valeur ajoutée si le chef supérieur examine la facture et que le chef supérieur la tamponne ?
les coûts des rejets et des reprises.
L'enregistrement manuel des marchandises entrantes au lieu du traitement des bons de livraison électroniques est le dernier, parmi les sept gaspillages classiques, est celui des rejets et des reprises. Qui d'entre nous n'imprime pas une lettre pour découvrir tout de suite une autre coquille ? La lettre finit à la poubelle. Les frais d'impression sont une pure perte. Le classique : l'envoi d'un courriel avec une pièce jointe et le deuxième après, avec la pièce jointe oubliée... chaque artisan a dû retourner chez le client après avoir terminé le travail, parce que le client s'est plaint à juste titre du travail. Ces remaniements ont permis à une commande à peine calculée de devenir non rentable. De nombreux entrepreneurs négligent le calcul a posteriori, qui rend visibles les coûts des rejets et des reprises. Dans le Lean Management, et plus particulièrement dans le Six Sigma, il existe un chiffre clé particulier : First Time Right (FTR) ou First Time Yield (FTY).
Gaspillages relatifs aux employés.
Le huitième type de gaspillage concerne les employés : les talents inutilisés et les compétences inutilisées. Tous vos employés ont une histoire, et tous ont des atouts particuliers en dehors de leur champ d'action étroit au sein de votre organisation.Certains employés sont de grands organisateurs en tant que membres de conseils d'administration d'associations. Il y a des employés qui ont des milliers de followers sur les médias sociaux. Il y a des créatifs qui font de la musique ou qui fabriquent de véritables merveilles et dotés de grande compétences au profit de l'entreprise .
Encouragez-vous systématiquement les compétences et les talents des employés et les exploitez-vous ? Si ce n'est pas le cas, vous passez à côté de nombreuses opportunités. La frustration s'accumule parmi les employés. Encourager vos employés favorise une culture d'entreprise saine !
l'impact des déchets.
Les déchets du point de vue du client:
Les déchets du point de vue du client ont un impact à plusieurs niveaux. Un produit/service est plus cher qu'il ne le serait sans gaspillage. Tout le monde dépense son argent une fois le prix est un critère d'achat décisif. En outre, les gaspillages tels que le temps d'attente et les temps morts prolongent le délai total de livraison de la valeur ajoutée. Les clients d'aujourd'hui sont de plus en plus impatients et veulent avoir le produit ou le service "entre les mains" rapidement. La volonté est là de payer un prix plus élevé.
Le gaspillage du point de vue de l'entreprise:
Du point de vue de l'entreprise, le gaspillage est synonyme de marges et de bénéfices réduits. Avec un prix fixe réalisable, le gaspillage réduit votre marge. En outre, les ressources existantes (machines et employés) créent moins de commandes en raison du long délai d'exécution. Vos employés développent une insatisfaction face à un gaspillage trop évident et ne voient plus l'intérêt de ce qu'ils font.
Quelles sont vos options contre le gaspillage ?.
Intériorisez les huit types de gaspillage et commencez à voir activement le gaspillage. cela prend du temps et une certaine formation. Acceptez que les huit types de déchets soient courants dans votre entreprise. Si vous prétendez que votre entreprise est idéalement organisée,
Quand vos employés viennent vous voir avec des problèmes, cela vous fait avancer ! C'est une question de philosophie ! Les problèmes vous aideront à aller mieux si vous les traitez. Si vous n'avez pas de problèmes, c'est que vous avez un vrai problème.