Comment utiliser la matrice des risques dans la gestion de projet ?

Tout projet comporte des incertitudes quant à sa portée, son calendrier et ses prévisions de coûts. Les risques inhérents à ces incertitudes doivent être évoqués dès la planification du projet. Il existe des moyens de gérer les risques et, dans cet article, on abordera l'utilisation de la matrice des risques à cette fin.

Pour commencer, toute décision de gestion de projet, toute activité d'équipe ou tout nouveau jalon comporte un certain niveau de risque, que vous le vouliez ou non. En d'autres termes, il y a une chance qu'un problème puisse se matérialiser et générer un effet négatif pour chaque activité, livrable ou jalon de votre projet.

Lorsque les conséquences sont mineures, elles ne génèrent généralement pas de mal de tête, mais imaginez que vous perdiez tous les documents virtuels de l'entreprise sans disposer d'une sauvegarde dans le cadre d'un projet de mise en œuvre d'un nouveau système ou que vous ne disposiez pas d'une pièce de rechange pour remplacer les pièces défectueuses d'un prototype qui sera présenté. Ces effets peuvent être catastrophiques et c'est pourquoi la gestion des risques a gagné en importance dans la gestion de projet.

En outre, le contrôle et le suivi des risques peuvent vous aider à fixer le prix de votre projet (pour en savoir plus, consultez la feuille de calcul du prix des projets) et à éviter les problèmes qui ont de fortes chances de se produire.

Pour parvenir à ce résultat, il est important de comprendre un peu mieux la gestion des risques elle-même. De manière un peu plus conceptuelle, on pourrait rapprocher les principaux thèmes abordés par le PMBOK (Corps de connaissances en gestion de projet).

Avant d'aborder cette étape pratique, comprenons un peu mieux comment fonctionne la matrice des risques et comment elle peut vous aider, en particulier dans les étapes d'analyse des risques.

Comment fonctionne la matrice des falaises ?

La matrice des risques, comme son nom l'indique, est une matrice qui vous servira à mieux évaluer les risques liés à vos projets (ou même au quotidien de votre entreprise). Il est formé par deux axes principaux, la probabilité d'occurrence du risque et l'impact du risque sur le projet.

Dans l’exemple, on a utilisé une matrice 5×5, mais vous pouvez trouver des exemples de matrices 3×3 et même d'autres cas, bien que ces deux cas soient les plus courants.

Arbre d'impact.

Fondamentalement, pour chaque risque analysé, vous attribuerez un score allant de presque certain à rare (par rapport à la probabilité d'occurrence) et d'aucun impact à très grave (par rapport à l'impact qui peut être causé). Ce score génère une intersection, qui classe le risque.

Prenons un exemple du risque de perte d'informations essentielles sur un projet. En supposant qu’on évalue la probabilité que ce risque se produise comme moyenne et l'impact comme grave, on aurait le résultat d'un risque extrême.

De cette manière, il devient possible de différencier les risques pour faciliter le processus de décision sur les points à traiter en priorité et sur ce qui est le plus important pour votre projet.

Utilisation de la matrice des risques dans un projet.

Maintenant, pour voir en pratique comment la matrice des risques fonctionnerait dans la gestion des risques d'un projet, imaginons un projet de mise en œuvre d'un nouveau logiciel dans une entreprise. Toutes les données relatives aux clients, aux fournisseurs, aux commandes et aux ventes sont stockées dans l'ancien système (sans sauvegarde dans le nuage), qui sera supprimé à 100% et changé. Voyons comment procéder étape par étape :

- Étape 1 : réaliser la matrice de risque pour chaque risque.

Lorsque vous créez la matrice des risques pour chacun des éléments énumérés, vous générez un niveau de risque pour chacun d'entre eux et vous pouvez également générer un score en fonction des pondérations que vous définissez pour chaque grade. On adopte généralement une note de 1 à 5 pour chacun des axes.

Dans l’exemple, le score pour la perte d'informations essentielles serait de 12 (3 x 4) sur 25 (niveau de risque le plus élevé possible).

- Étape 2 : analyser les risques les plus pertinents dans un classement.

Une précaution importante est de ne pas passer du temps sur des risques qui ne sont pas très pertinents pour votre projet. Par conséquent, après avoir utilisé la matrice des risques, on sélectionne les risques les plus importants à utiliser dans la feuille de calcul de gestion de projet.

- Étape 3 : définir les mesures à prendre pour éviter que les risques ne se concrétisent.

Désormais, vous pouvez indiquer à quelle étape chaque risque est lié, et énumérer un certain nombre de solutions qui peuvent être mises en œuvre pour minimiser la probabilité que le risque se produise ou pour atténuer son impact s'il se matérialise.

Pour le risque de manque de compatibilité entre les anciennes données et le nouveau système, une solution simple consiste à aligner les réunions entre les entreprises afin que tous les points les plus importants soient envisagés dans la migration. À la fin de chaque étape du projet, vous pouvez vérifier si vous avez atteint 100 %.cette partie du projet et la quantité de risques qu'elle comporte.

- Étape 4 : prenez périodiquement de nouvelles mesures.

La dernière étape de la gestion des risques est la surveillance constante. En fonction de la taille du projet, elle peut être effectuée à chaque étape de livraison, mensuellement ou selon le calendrier du projet. Le plus important est de s'assurer que vous n'avez pas oublié tous les risques qui peuvent avoir un impact négatif sur votre projet.

Si vous suivez cette démarche pas à pas en utilisant la matrice des risques et en suivant vos risques à l'aide d'une feuille de calcul de gestion de projet, vous êtes sûr d'avoir des projets avec moins d'erreurs et de problèmes.