Comment établir un plan budgétaire ?

Publié le : 12 mai 202113 mins de lecture

La budgétisation et surtout la préparation d’un plan budgétaire sont très négligées, surtout dans les petites entreprises, mais avec la bonne approche, c’est un excellent instrument de contrôle.

Le plan budgétaire permet d’identifier les écarts en cours d’exercice et de prendre des contre-mesures si nécessaire. Il permet de garder un œil sur la liquidité de l’entreprise.

Le résultat annuel sur le compte bancaire de l’entreprise, qu’il s’agisse de bénéfices ou de pertes, ne tombe pas du ciel « par hasard », mais vous pouvez vous y préparer et vous y préparer à l’avance.

Le plan budgétaire est assez facile à créer, c’est donc un excellent outil pour gérer votre entreprise. Il est également utilisé par de nombreuses banques et prêteurs sous le mot-clé « plan de liquidité « ou « plan financier ».

Si vous avez vos données à moitié sous la main, vous pouvez élaborer et compléter un plan budgétaire en une bonne demi-heure.

Pourquoi devriez-vous établir un plan budgétaire ?

Un plan budgétaire, comme son nom l’indique, est un plan de l’argent que vous voulez dépenser ou recevoir pour quels postes – ni plus, ni moins.

Au cœur de tout cela, il faut penser à l’avenir de votre entreprise et à ce qui va se passer. En règle générale, cela ne se fait pas de manière arbitraire et instinctive, mais plutôt sur la base de l’expérience historique et des attentes pour l’exercice à venir.

Ce n’est que lorsque vous établirez ce plan budgétaire que vous disposerez plus tard d’une base pour vérifier la réalité par rapport au plan. Il s’agit de la comparaison objectif/réel pour le plan budgétaire. Vous vous fixez également des objectifs pour le nouvel exercice financier, et les atteindre peut être très inspirant, n’est-ce pas ?

À consulter aussi : Le compte de profits et pertes , un monde de chiffres trompeurs !

Le BWA comme substitut d’un plan budgétaire ?

Désormais, il est possible de se fier exclusivement à l’analyse d’entreprise de son conseiller fiscal et économiser tout l’effort de planification budgétaire. C’est peut-être vrai, mais cela présente des inconvénients décisifs.

Cela devrait montrer clairement que le BWA est un outil précieux pour la comparaison des objectifs et des performances, mais qu’il ne remplace en aucun cas un plan budgétaire. Ensemble, le BWA et le plan budgétaire se traduisent par un instrument de contrôle fort.

Quand établir le plan budgétaire ?

Pour de nombreuses petites entreprises et artisans, la fin de l’automne, c’est-à-dire le début ou la mi-novembre, est un bon moment pour établir un plan budgétaire. C’est alors que la dernière « course de beau temps » dans les métiers liés à la construction est terminée et que les affaires de Noël n’ont pas encore commencé avec la phase chaude dans le secteur du commerce de détail. Cependant, la majeure partie de l’exercice est déjà terminée et vous avez une vue d’ensemble des mois passés.

Mais en fin de compte, cela peut être adapté individuellement à votre entreprise. Une période relativement calme à la fin de l’exercice est toujours recommandée.

Après Noël ou directement au début de la nouvelle année fiscale, le plan budgétaire de la fin de l’automne doit être revu et ajusté si nécessaire. Vous travaillez ensuite avec cette deuxième version du plan budgétaire.

Conseils pour la planification budgétaire

Mais maintenant que vous commencez enfin, vous allez établir un plan budgétaire étape par étape.

Sur la base d’un expérience avec de nombreuses petites entreprises, en particulier avec les artisans, voici trois conseils qui faciliteront grandement la préparation d’un plan budgétaire :

Plan budgétaire Conseil n° 1

Calculer à l’envers, c’est plus facile ! La création d’un plan budgétaire ascendant et la vérification de la plausibilité du haut vers le bas sont énormément simplifiées.

Plan budgétaire Conseil n° 2

Aucune attention aux détails ! Un plan budgétaire ne se limite pas à la troisième décimale d’un poste. Un plan budgétaire est toujours un plan qui comporte des inexactitudes et, dans la pratique, il se révèle toujours différent de ce qui avait été prévu. Mais vous obtenez un cadre de base pratique pour d’autres considérations.

Plan budgétaire Conseil n° 3

Ce que vous pouvez déjà déterminer sur une base mensuelle, vous l’indiquez en mois. Ce que vous ne pouvez qu’estimer comme une valeur annuelle (comme le chiffre d’affaires nécessaire pour couvrir les dépenses), vous le laissez comme valeur annuelle pour le moment et le ventilons aux différents mois suivants.

Étape 1 de la planification budgétaire : De quoi avez-vous besoin chaque mois pour vivre ?

Découvrez ce que vous retirez de l’entreprise chaque mois pour financer votre vie privée. Dans le cas le plus simple, il peut s’agir du salaire du directeur, qui est convenu dans un contrat. Dans la pratique, cependant, dans les petites entreprises et les entreprises artisanales, il n’y a souvent pas de contrat, mais le patron est aussi le propriétaire. Afin d’éviter une saisie incontrôlée de la caisse, veuillez préciser ce qui est pris.

Étape 2 de la planification budgétaire : Que voulez-vous ou devez-vous « réparer » ?

Cela implique le remboursement de capitaux empruntés sous forme de facilités de découvert, de crédits fournisseurs, de prêts personnels et autres.

De nombreuses petites entreprises ont une base de capitaux propres beaucoup trop faible. Les prêts peuvent très bien favoriser la croissance et de nombreuses expansions, comme les grandes installations de production ou les grands halls, ne peuvent être financées que par un prêt, mais pour de nombreuses petites entreprises comme les entreprises de peinture, les menuiseries ou les concessionnaires (en ligne) qui n’ont pas de gros actifs fixes, le compte courant est encore à sa limite.

Cela ne doit pas forcément être et ne coûte que des intérêts et des rapports et justifications constants à la banque. Réduisez donc les prêts de manière significative et prévoyez de le faire.

Étape 3 de la planification budgétaire : Que voulez-vous investir ?

Réfléchissez aux machines qui doivent être remplacées ou au véhicule qui a atteint la fin de sa vie utile. Peut-être souhaitez-vous acheter des locaux pour votre entreprise ou quelque chose de similaire. Prévoyez ces dépenses. Contrairement à la comptabilité, cependant, ne prenez pas en compte le montant de l’amortissement, mais le montant total de la facture qui doit être transféré.

Là encore, vous pouvez voir la différence entre une vue comptable et un plan budgétaire, qui est une question d’argent et de liquidités. Le profit est une opinion, l’argent est un fait !

Étape 4 de la planification budgétaire : Quels sont vos frais de fonctionnement habituels ?

Chaque entreprise a une base de coûts d’exploitation « normale » qui fluctue relativement peu. Il s’agit du téléphone, des intérêts, des véhicules, du loyer, du personnel et des assurances.

Incluez-les dans votre plan budgétaire. Pour les frais de personnel, en particulier pour les salaires dans les entreprises à caractère saisonnier comme le secteur du bâtiment, un calcul auxiliaire avec une distribution non linéaire peut avoir du sens. 

Étape 5 de la planification budgétaire : Déterminer le coût des biens

Prenez les anciens BWA de votre conseiller fiscal et vérifiez le coût des marchandises en pourcentage des ventes que vous avez réalisées dans le passé. Ensuite, vous devriez faire une pause et réfléchir rétrospectivement au temps qu’il faut pour que les biens achetés deviennent des ventes. En d’autres termes, le temps qui s’écoule entre le paiement du fournisseur en amont et le paiement de vos clients. Une valeur approximative comme « une semaine », « un mois » ou « un trimestre » suffit. Pour les marchands, l’assortiment devrait tourner assez vite, dans le secteur de la construction, il peut s’écouler un certain temps avant que le béton et les pierres ne soient payés.

L’analyse est importante parce que pour des périodes plus longues (plus de 4 semaines), vous devez tenir compte du flux de trésorerie et des rentrées de fonds dans le modèle Excel. En principe, cela s’applique également au paiement de la TVA et au remboursement de la taxe en amont.

Étape 6 de la planification budgétaire : Jouez avec le chiffre d’affaires !

Maintenant, ça devient excitant. Vous devez déterminer par tâtonnements le chiffre d’affaires dont vous avez besoin pour être raisonnablement en équilibre avec les dépenses et les recettes en fin d’année. En raison des dépendances en pourcentage (taxes, coût des marchandises, etc.), il n’y a pas de méthode de calcul élégante ici, mais il est utile de l’essayer ou d’utiliser la fonction « recherche de valeur cible » d’Excel. Ensuite, ventilez tous les résultats annuels en valeurs mensuelles.

Étape 7 de la planification budgétaire : Réfléchir et décomposer en ventes

Vous avez maintenant une idée du chiffre d’affaires qui doit être généré pour atteindre les objectifs prévus.

De nombreux entrepreneurs tombent maintenant presque de leur chaise en haletant, car cela se traduit par des chiffres d’affaires fous ou utopiques. Mais ce n’est pas une mauvaise chose d’être sensibilisé à la réalité pour le moment. Vous pouvez toujours passer à un niveau normal, c’est juste un plan de budget !

Si l’objectif de vente ne semble pas réalisable, vous pouvez désormais procéder à des réductions ciblées, précisément là où vous voyez des possibilités d’économies ou là où le report des dépenses d’un an fait le moins mal.

Il s’agit d’un processus d' »approche », c’est-à-dire d’aborder le résultat final avec son opinion et son évaluation. Par conséquent, des calculs précis ne sont absolument pas pertinents ; le but est plutôt d’obtenir une image globale plausible.

Si l’objectif de vente semble plausible pour financer les besoins fixés, il peut être ventilé en ventes de vos produits ou projets en le divisant par les tailles de commande habituelles chaque mois. Pour les détaillants en ligne, cela se fait par la taille moyenne du panier d’achat, pour les artisans par la taille habituelle de la commande (par exemple, une ferme de toit standard dans un atelier de menuiserie). Là encore, il ne s’agit pas de calculer les ventes exactes de produits, mais plutôt d’avoir une idée de la quantité de commandes et de savoir si cela semble également plausible.

Un exemple concret : une entreprise de menuiserie qui est censée réaliser un chiffre d’affaires de 425 000 euros aurait besoin d’un peu plus de 53 commandes d’une valeur moyenne de 8 000 euros. Si l’on soustrait les mois de décembre, janvier et février comme mois de mauvais temps pour le traitement, 6 commandes devraient être traitées chaque mois. Cela signifie 1,5 par semaine et cela chaque semaine de mars à novembre inclus. Est-ce faisable ? Ou devez-vous encore une fois vous interroger sur les coûts et les exigences de vente associées.

Conclusion

L’élaboration d’un plan budgétaire pour une entreprise artisanale n’est vraiment pas magique si l’on adopte une approche plutôt désinvolte. Il ne s’agit pas d’une question d’exactitude comptable (comptabilité externe), mais d’un aperçu de la situation financière de votre entreprise (comptabilité interne) comme base pour un contrôle ultérieur.